Obvestilo posameznikom v skladu s 13. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) glede obdelave osebnih podatkov

Upravljavec vaših osebnih podatkov v povezavi s spletnim mestom https://pharma-hemp.com/ (v nadaljevanju: spletna stran) ter vašimi drugimi interakcijami s podjetjem PHARMAHEMP proizvodnja in trgovina d.o.o. je:

PHARMAHEMP proizvodnja in trgovina d.o.o.
Koprska ulica 106C
1000 Ljubljana, Slovenija, Evropa
Matična številka: 2343428000
ID za DDV: SI11032413
E-naslov: [email protected]

(v nadaljevanju: mi, nas, naše, PHARMAHEMP, upravljavec, ponudnik, podjetje ali organizacija)

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov še ni bila imenovana. Za vsa vprašanja ali zahteve, povezane z varstvom osebnih podatkov, se obrnite na: [email protected]

Namen in uporaba tega obvestila

Naše podjetje je lastnik in ponudnik spletnega mesta https://pharma-hemp.com/ ter njegovih različnih poddomen ali povezanih spletnih strani (v nadaljevanju skupaj: spletna stran).

To obvestilo opisuje, kako PHARMAHEMP obdeluje in varuje osebne podatke posameznikov, ki so podjetju kot upravljavcu osebnih podatkov svoje podatke posredovali neposredno v povezavi s spletno stranjo (npr. s privolitvijo v uporabo piškotkov ob obisku spletne strani, z izpolnitvijo in oddajo spletnega obrazca ipd.).

Uporaba pojmov in spremembe tega obvestila

Če ni drugače določeno, imajo izrazi, uporabljeni v tem obvestilu (npr. osebni podatki, obdelava, upravljavec, obdelovalec itd.), enak pomen kot v Splošni uredbi o varstvu podatkov (v nadaljevanju: GDPR).

Izrazi, uporabljeni v ednini, se razumejo tudi kot množina in obratno, izrazi v moškem spolu pa vključujejo vse spole.

Pridržujemo si pravico, da to obvestilo občasno posodobimo ali spremenimo, pri čemer bomo o pomembnejših spremembah obvestili na naši spletni strani.

V primeru bistvenih sprememb (npr. spremembe pravne podlage in namenov obdelave že zbranih podatkov) bomo posameznike o predlaganih spremembah obvestili prek elektronske pošte ali na drug ustrezen način.

1. Katere podatke obdelujemo, na kakšni podlagi in za kakšen namen

IME ZBIRKE OSEBNIH PODATKOV	PRAVNA PODLAGA	VRSTE PODATKOV IN KATEGORIJE POSAMEZNIKOV	ROKI HRAMBE OSEBNIH PODATKOV	NAMENI OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV IN VRSTE OBDELAVE
Podatki povezani z registracijo uporabniškega računa	Pogodbeno razmerje. Osebe, ki so registrirale uporabniški račun.	Ob izbrisu uporabniškega računa.	Za namen izvajanja sklenjene pogodbe (npr. splošni pogoji poslovanja) se podatki lahko shranjujejo in uporabljajo na načine, ki so logično povezani z upravljanjem uporabniškega računa in nudenjem pripadajočih storitev (npr. shranjevanje v sistemu za pošiljanje e-pošte, v ozadju spletne trgovine, fizično shranjevanje računov, dostop, prenos, izbris, varnostno kopiranje).
Podatki o posameznikih, ki so opravili nakup preko spletne strani	Pogodbeno razmerje.	Ime in/ali priimek kupca E-naslov kupca Naslov za dostavo, podatki o plačilu, transakcijski podatki, podatki o naročenih izdelkih Podatki za izdajo računa in drugi osebni podatki povezani z naročilom.	Do poteka zakonskega roka, v katerem je podjetje lahko odgovorno za morebitne skrite napake (6–10 let).	Podatke obdelujemo na podlagi sklenjenega pogodbenega razmerja ob sprejemu pogojev prodaje in oddaji naročila. Obdelava lahko vključuje: izvedbo transakcije, pošiljanje izdelkov, zakonsko zahtevana dejanja (izdaja računa, potrditev naročila ipd.), shranjevanje v e-poštnem sistemu, posredovanje dostavnim službam, arhiviranje.
Podatki povezani z izdajo računov	Izpolnjevanje zakonskih obveznosti.	Podatki o pooblaščeni osebi stranke z registriranim računom (e-naslov, geslo, ime, priimek), podatki o računu (naziv podjetja, paket, posebne zahteve).	10 let (zakonsko določeno). Podatki se ne izbrišejo, če jih moramo hraniti po prenehanju pogodbe (npr. arhiviranje računov).	Za potrebe izdajanja računov po sklenjeni pogodbi. Podatki so shranjeni na naših strežnikih in v CRM sistemih, dostopni znotraj in izven organizacije, strukturirani in obdelani v ustrezne namene.
Podatki o posameznikih, ki komunicirajo z nami preko e-pošte ali drugih kanalov s spletne strani	Pogajanja za sklenitev pogodbe.	Osebni podatki posameznika, ki prostovoljno stopi v stik s podjetjem (npr. povpraševanje, naročilo podpore, dogovor o naročilu).	Do izpolnitve namena zbiranja podatkov oz. do 5 let od zadnje komunikacije.	V okviru pogajanj za sklenitev pogodbe lahko podatke obdelujemo na načine, ki so logično povezani s pripravo odgovora (shranjevanje v e-poštnem sistemu, arhiviranje ipd.).
Podatki o posameznikih, ki so podali soglasje za prejemanje novic in tržnih sporočil	Soglasje.	Osebni podatki posameznika, ki je privolil v prejemanje komercialnih in drugih informacij o izdelkih in storitvah.	Do preklica soglasja. Posameznik lahko kadarkoli zahteva izbris svojih podatkov preko e-naslova iz začetka dokumenta.	Na podlagi soglasja se podatki obdelujejo izključno za namen pošiljanja tržnih in drugih uporabnih informacij (npr. prek sistema za e-pošto).

Obdelava podatkov, povezanih z oglaševalskimi dejavnostmi našega podjetja
V skladu z zgoraj navedenim podjetje izvaja prilagojeno marketinško komunikacijo v zvezi s svojimi izdelki, popusti, novostmi, prilagojenimi ponudbami in drugo promocijsko vsebino preko različnih kanalov in z različnimi osebami:

---

1.2 Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov lahko temelji na izpolnitvi sklenjene pogodbe ali na pogajanjih za sklenitev pogodbe

Osebne podatke posameznikov lahko obdelujemo na podlagi sklenjene pogodbe (npr. sklenitev pogodbe za uporabo naših storitev) ali pogajanj za sklenitev pogodbe (npr. ko posameznik kontaktira našo organizacijo prek uradnih komunikacijskih kanalov in želi pridobiti več informacij o naših storitvah).
V opisanih primerih nam osebne podatke posredujete kot del pogodbenih obveznosti ali pogajanj za sklenitev pogodbe, zato za zgoraj navedeno obdelavo vaših osebnih podatkov načeloma ne potrebujemo vaše izrecne privolitve. V načelu ne boste utrpeli resnih negativnih posledic v primerih, ko bi sicer potrebovali vaše osebne podatke za izvedbo naših storitev in nam jih ne posredujete. Takšne situacije pa lahko bistveno otežijo ali celo preprečijo izvedbo naročenih storitev ali sodelovanje, o čemer boste v takih primerih obveščeni vnaprej ali naknadno.

1.3. Pravna podlaga za obdelavo vaših podatkov je lahko določena tudi z zakonodajo

Naša organizacija lahko osebne podatke obdeluje tudi za namen izpolnjevanja zakonskih in drugih zakonitih obveznosti, zlasti tistih, ki urejajo davčne in računovodske zahteve (npr. evidence izdanih in prejetih računov itd.), na primer: ko inšpektor ali drug imetnik javne oblasti naroči naši organizaciji, naj mu v skladu z zakonom posreduje osebne podatke določenega naročnika/obiskovalca (npr. v okviru izvajanja inšpekcijskega nadzora po določbah veljavne zakonodaje, ko naša organizacija obdeluje osebne podatke naročnika, kateremu je izdala račun, naša organizacija obdeluje ta račun in podatke o naročniku (npr. osebno ime, kontaktne podatke itd.) na podlagi veljavnih davčnih zakonov in predpisov (glej točko 3.2.) itd.

1.4. Na podlagi naših legitimnih interesov

Prav tako nam je dovoljeno obdelovati določene osebne podatke za namen varovanja lastnih legitimnih interesov. Takšni primeri lahko nastanejo na primer, kadar je obdelava vaših podatkov potrebna z vidika upravnih, kazenskih ali civilnih postopkov (npr. ko bi naša organizacija morala predložiti bazo podatkov kot dokaz v postopku, sicer bi naša organizacija utrpela kazen ali hudo in nepopravljivo škodo), v takšnih primerih bomo vedno obdelovali le tiste podatke, ki so nujno potrebni za zasledovanje takšnih legitimnih ciljev. Naša organizacija sme obdelovati osebne podatke posameznika tudi v primerih, ko je obdelava potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika (npr. iskanje naslova posameznika, ki se nahaja v neposredni in resni življenjski nevarnosti).

1.5. Na podlagi predhodne privolitve

Sodelovanje z nami in uporaba naših storitev načeloma nista pogojena z vašo privolitvijo k obdelavi osebnih podatkov.
Vendar pa lahko vaše osebne podatke obdelujemo tudi na podlagi vaše izrecne privolitve. Izrecna privolitev posameznika se šteje za njegovo prostovoljno izjavo volje, s katero soglaša z obdelavo določenih osebnih podatkov za določen namen (npr. ko soglašate s prejemanjem našega e-novicnika ali drugih komercialnih sporočil), pri čemer v takšnih primerih obdelujemo tiste podatke, ki so navedeni v ustreznem delu tabele v točki 1, kjer je pravna podlaga za obdelavo označena kot privolitev.
Prejemanje takšne komunikacije lahko kadar koli prenehate s klikom na povezavo, ki je vsebovana v vsakem e-novičniku/komercialnem e-sporočilu, ali z naročilom prek elektronskega naslova, ki je naveden na začetku tega dokumenta.

Na podlagi vaše privolitve se lahko izvajajo tudi naša spletna oglaševanja, pod pogojem, da ste ob obisku naše spletne strani soglašali z namestitvijo opcijskih (oglaševalskih) piškotkov in sledilnih pikslov naših oglaševalskih partnerjev (npr. namestitev piškotka Google Analytics, ki nam omogoča lažje oglaševanje naših storitev na drugih spletnih straneh itd.). Podroben seznam opcijskih piškotkov naših oglaševalskih partnerjev, podatkov, ki jih z njimi obdelujemo, in obdobij hrambe teh podatkov je določen na strani »Piškotki«.
Naša organizacija zagotavlja vsakemu posamezniku pravico, da svojo izrecno privolitev kadar koli preprosto prekliče, tako da nas kadar koli kontaktira na elektronski naslov, ki je naveden na začetku tega dokumenta.
Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki je bila opravljena na podlagi privolitve do trenutka preklica.
Če ne podate privolitve za obdelavo osebnih podatkov, podate privolitev delno ali privolitev delno prekličete, bomo, če bo mogoče, sodelovali z vami le v okviru dane privolitve ali na načine, ki jih dopušča veljavna zakonodaja.
Privolitev je prostovoljna in če se odločite, da je ne boste dali ali jo kasneje prekličete, to nikakor ne posega v vaše druge pravice ali za vas ne predstavlja dodatnih stroškov ali oteževalnih okoliščin.

2. Kako dolgo hranimo oziroma obdelujemo vaše osebne podatke?

Obdobje hrambe osebnih podatkov je odvisno od pravne podlage in namena obdelave posamezne kategorije osebnih podatkov. Osebni podatki se običajno hranijo tako dolgo, kot je potrebno za izpolnitev namena, za katerega so bili zbrani, oziroma dokler to ne zahteva kakšen predpis, nato pa se izbrišejo.
Če obdobje hrambe posameznih podatkov ni natančneje določeno v tabeli v točki 1, velja naslednje:

• osebne podatke strank na računih hranimo še 10 let po izdaji računa, saj nam to nalagajo veljavni davčni predpisi,

• na podlagi sklenjene pogodbe o uporabi naših storitev se podatki obdelujejo za čas trajanja pogodbe ali še 6 let po prenehanju pogodbe (ali v omejenem obsegu tudi dlje, če je npr. obdelava potrebna zaradi spora med posameznikom in našo organizacijo),

• podatke o posamezniku, ki komunicira z našo organizacijo preko elektronskih naslovov in drugih komunikacijskih kanalov, ki so na voljo na spletni strani, hranimo do prejema zahteve za odjavo ali izbris podatkov s strani tega posameznika ali do preteka 4 let od zadnje komunikacije,

• na podlagi izrecne privolitve za prejemanje naših e-novic/komercialnih sporočil ali našega legitimnega interesa za oglaševanje osebam, ki so že naše stranke, hranimo podatke do preklica privolitve s strani posameznika.

Naša organizacija lahko podatke hrani še dodatnih 15 dni po preteku navedenega obdobja hrambe z namenom, da v tem času lahko uniči shranjene podatke iz vseh nosilcev in strežnikov.
Posameznik lahko kadarkoli zahteva izbris podatkov tako, da svojo zahtevo pošlje na uradni elektronski naslov naše organizacije, ki je naveden na začetku tega dokumenta.

3. Kdo obdeluje vaše osebne podatke?

3.1. Določeni zaposleni v naši organizaciji

Vaše osebne podatke obdelujejo tisti zaposleni v naši organizaciji, ki jih za opravljanje svojega dela potrebujejo. Vsi zaposleni so vezani z varstvom zaupnosti in morajo varovati vaše osebne podatke.

3.2. Državni organi

V določenih primerih, kot določa veljavna zakonodaja, mora naša organizacija posredovati ali prijaviti vaše osebne podatke pristojnim državam organom, kot tudi organom, ki so npr. pristojni za finančni, davčni ali drug nadzor (npr. Informacijski pooblaščenec, davčni inšpektorat itd.). V določenih primerih je naša organizacija dolžna posredovati podatke tretjim osebam, če ji to nalaga zakon ali pravica tretje osebe.

3.3. Pogodbena obdelava osebnih podatkov

Poleg zaposlenih v naši organizaciji so uporabniki osebnih podatkov lahko tudi zaposlene osebe pogodbenih obdelovalcev naše organizacije, ki lahko osebne podatke obdelujejo kot zaupne izključno v imenu naše organizacije in v mejah pogodbe o zunanji obdelavi osebnih podatkov, ki smo jo sklenili z vsakim takim obdelovalcem. Pogodbeni obdelovalci lahko osebne podatke obdelujejo le v skladu z navodili naše organizacije (tj. pogodbo) in jih ne smejo uporabljati za svoje interese.

Pogodbene obdelovalce, s katerimi naša organizacija sodeluje in ki lahko pridejo v stik z vašimi osebnimi podatki, so:

• osebe, ki z nami delajo na podlagi podpogodb ali avtorskih pogodb (vzdrževalci IT sistemov, razvijalci programske kode itd.),

• računovodje ali računovodske storitve,

• storitve za pošiljanje in prejemanje sporočil (Klaviyo in Mailerlite),

• ponudnik storitev razvoja in gostovanja spletne strani (glej točko 3.4).

Naša organizacija vaših osebnih podatkov ne bo posredovala nepooblaščenim tretjim osebam.

Če želite pridobiti natančen seznam vseh pogodbenih podobdelovalcev naše organizacije, nam lahko pišete na elektronski naslov, ki je naveden na začetku tega dokumenta.

3.4. Ponudnik storitev razvoja in gostovanja spletne strani

Gostovanje naše spletne strani in shranjevanje podatkov, ki nam jih posredujete preko spletne strani (npr. v povezavi s komunikacijo preko kontaktnega obrazca na strani), opravlja naš ponudnik gostovanja na strežnikih znotraj EU. Za informacije o našem ponudniku gostovanja pošljite zahtevo na [email protected].

3.5. Prenos osebnih podatkov v tretje države in mednarodne organizacije ter ukrepi za zaščito prenesenih podatkov

Naša organizacija načeloma ne prenaša osebnih podatkov v tretje države (tj. izven EU, Islandije, Norveške in Lihtenštajna, tj. EGP) in mednarodne organizacije.

Izjema je občasni prenos določenih tehničnih in osebnih podatkov na strežnike navedenih obdelovalcev, katerih sedež ali strežniki so v ZDA (npr. samodejni prenos določenih podatkov, zbranih s piškotki Alphabet Inc. (Google), vnašanje elektronskih naslovov v komercialna orodja Klaviyo in Mailerlite itd.), pri čemer so ti obdelovalci nekdanji člani programa Privacy Shield (https://www.privacyshield.gov/) in so sprejeli varnostne ukrepe glede prejema ali prenosa podatkov po 12. juliju 2020 (npr. standardne pogodbeno določene klavzule) ali so ustrezno opravili in dosegli popolno samo-certifikacijo v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in sveta o ustrezni ravni zaščite osebnih podatkov v okviru EU-ZDA (tj. v okviru novega okvira EU-ZDA za prenos podatkov po zgornji odločbi o ustreznosti od 10. julija 2023).

Podrobnejše informacije o kategorijah uporabnikov in podobdelovalcev podatkov lahko pridobite z zahtevo na elektronski naslov, ki je naveden na začetku tega dokumenta.

4. Obdelava osebnih podatkov posebnih kategorij

Ne usmerjamo posameznikov, da nam posredujejo posebne osebne podatke (tj. podatke, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politična mnenja, verska ali filozofska prepričanja ali članstvo v sindikatu, genetske podatke ali biometrične podatke, podatke o zdravju ali o spolnem življenju oziroma spolni usmerjenosti posameznika) v povezavi z našo spletno stranjo ali storitvami.

Če bi naša organizacija postala seznanjena s takšnim primerom razkritja teh podatkov, bodo prejeti podatki primerno zaščiteni ali ustrezno obdelani.

5. Katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov in kako jih lahko uveljavljate?

V zvezi s to obvestilom o obdelavi osebnih podatkov oziroma obdelavo vaših osebnih podatkov s strani naše organizacije in pogodbenih obdelovalcev nas lahko kadarkoli brez zadržkov kontaktirate na elektronski naslov, ki je naveden na začetku tega dokumenta. Na ta naslov lahko pošiljate tudi svoje zahteve in uveljavljate druge pravice, povezane z osebnimi podatki in GDPR.

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, vam GDPR daje možnost uveljavljanja naslednjih pravic pri naši organizaciji:

• Pravica do obveščenosti: pravica, da ste obveščeni o zbiranju in uporabi vaših osebnih podatkov.

• Pravica do dostopa: pravica do dostopa do svojih osebnih podatkov in pridobitve informacij o njihovi obdelavi ter do kopije podatkov.

• Pravica do izbrisa (pravica do pozabe): pravica, da v določenih primerih zahtevate izbris svojih osebnih podatkov.

• Pravica do preklica privolitve: če je obdelava podatkov utemeljena na privolitvi, imate pravico do preklica privolitve kadar koli in brez posledic.

• Pravica do popravka: pravica, da zahtevate popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov. Če so bili podatki posredovani tretjim osebam, jih mora naša organizacija o popravku obvestiti, če je to mogoče.

• Pravica do omejitve obdelave: pravica do omejitve obdelave osebnih podatkov v določenih primerih, npr. če je sporna točnost podatkov ali če ste ugovarjali obdelavi.

• Pravica do prenosljivosti podatkov: pravica do prejema osebnih podatkov v strukturirani, običajno uporabljani in strojno berljivi obliki v določenih primerih ter pravica, da se podatki prenesejo drugemu upravljavcu, če je obdelava na podlagi privolitve ali pogodbe in se izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

• Pravica do ugovora: pravica, da ugovarjate obdelavi osebnih podatkov na podlagi legitimnih interesov ali javnega interesa/izvrševanja uradne oblasti. Naša organizacija mora takšno obdelavo prenehati, razen če dokaže prepričljive legitimne razloge, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami.

• Pravice v zvezi z avtomatiziranim odločanjem in profiliranjem: pravica, da ne ste predmet odločitve, ki temelji samo na avtomatizirani obdelavi osebnih podatkov, če to vpliva na vas pravno ali vas pomembno prizadene.

Če se odločite za uveljavitev svojih pravic, vam bomo odgovorili v skladu z zahtevami GDPR v roku enega meseca.

V primeru nezadovoljstva z načinom, kako obdelujemo vaše osebne podatke, lahko vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu RS.

6. Obstoj avtomatiziranega odločanja in profiliranja

Ne uporabljamo avtomatiziranega odločanja ali profiliranja.

7. Obdelava osebnih podatkov oseb, mlajših od 15 let

Naša organizacija zavestno ne zbira in ne obdeluje osebnih podatkov oseb, mlajših od 18 let.

Če naša organizacija kasneje ugotovi, da je brez privolitve staršev ali skrbnikov obdelala osebne podatke takšne osebe, bo storila vse potrebno, da izbriše vse posredovane osebne podatke.

Na elektronski naslov, naveden na začetku tega dokumenta, lahko zgoraj opisane osebe ali njihovi starši oziroma skrbniki kadarkoli pošljejo zahtevo za izbris teh podatkov.

8. Na koga se lahko obrnete za dodatna pojasnila glede obdelave osebnih podatkov v naši organizaciji in glede vaših pravic?

Privolitev v obdelavo podatkov lahko kadar koli omejite ali prekličete tako, da se obrnete na našo organizacijo kot upravljavca vaših osebnih podatkov na elektronski naslov, naveden na začetku tega dokumenta.

9. Varstvo osebnih podatkov

Naša organizacija skrbno hrani in varuje osebne podatke z organizacijskimi, tehničnimi in logičnimi postopki ter ukrepi za zaščito podatkov pred naključnim ali namernim nepooblaščenim dostopom, uničenjem, spreminjanjem ali izgubo, nepooblaščenim razkritjem ali drugo obdelavo, za katero niste izrecno dali soglasja.

Za ta namen je naša organizacija uvedla ustrezne notranje postopke in vzpostavila različne ukrepe (npr. dodeljevanje, uporabo in menjavo gesel, zaklepanje prostorov, pisarn, strežnikov in delovnih postaj, redno posodabljanje programske opreme in nadgradnjo varnostno kritičnih komponent, fizično varstvo gradiv, ki vsebujejo osebne podatke na posebej označenih mestih, usposabljanje zaposlenih itd.). Naša organizacija od svojih pogodbenih obdelovalcev prav tako zahteva spoštovanje teh varnostnih zavez.

10. Verzija in datum zadnje posodobitve tega obvestila

Datum objave / zadnje revizije: Verzija 2.0, z dne 8. maja 2025
PHARMAHEMP proizvodnja in trgovina d.o.o.